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Envoi de courriels

Dans le menu d’Altitude, cliquez sur le bouton « Envoi de courriels », pour accéder au dispositif qui vous permettra d’éditer vos messages et ses destinataires.

Copier une fiche vers l’éditeur de courriel

Tout en haut de l’interface d’envoi de courriel se trouve un formulaire grâce auquel vous pouvez sélectionner une fiche de votre site et l’envoyer par courriel.

Sélectionner la page de votre site par les listes déroulantes, ou l’adresse Internet exacte et appuyez sur « Grab ». Le contenu de la fiche sera copié dans une nouvelle archive de courriel, plus bas dans la page.

La case à cocher vous permet de dire si vous voulez ou non collecter uniquement le contenu de la fiche ou également son entête et son pied de page.

Les « TAGS »

Les « TAGS » se trouvant dans la deuxième partie de l’interface vous permettent de personnaliser vos courriels en substituant automatiquement un « Tag » par l’information associée dans la fiche de vos utilisateurs.

Par exemple, si lors de votre rédaction vous écrivez :

Bonjour [!PRENOM] [!NOM], voici vos nom d’usager et mot de passe pour accéder à notre Intranet.
Nom d’usager : [!USAGER]
Mot de passe : [!MOTPASSE]

Cela pourrait donner ce résultat une fois le courriel envoyé :

Bonjour Olivier Girard, voici vos nom d’usager et mot de passe pour accéder à notre Intranet.
Nom d’usager : ogirard
Mot de passe : tortue894

Les « tags » ne fonctionnent que lorsque les courriels sont envoyés à des utilisateurs (« Gestion des utilisateurs ») pas lorsqu’ils sont envoyés à des listes de messagerie ou des adresses courriel ajoutées. Si pour un tag donné, aucune information ne se trouve dans la fiche de l’usager, l’espace restera blanc dans le courriel.

Archive de courriel

La liste déroulante nommée « Archive » contient les noms des courriels qui ont déjà été créés dans Altitude.

Pour faire l’envoi d’un courriel qui a été créé précédemment, sélectionnez-le dans la liste. La page se rechargera automatiquement et vous pourrez ensuite sélectionner vos destinataires. Vous pouvez également apporter des modifications à cette archive, et les enregistrer avant de procéder à l’envoi.

Pour créer un nouveau courriel, sélectionnez l’élément d’archive qui se nomme « Nouveau », la page se rechargera automatiquement en affichant une archive de courriel vide, dont le sujet sera la date et de l’heure présente.

Pour supprimer un courriel, sélectionnez l’élément d’archive que vous désirez supprimer, la page se rechargera ainsi automatiquement à l’archive en question. Appuyez sur le bouton « Supprimer cette archive de courriel. »

Fichiers liés

Pour lier un fichier à votre courriel, inscrivez dans le champ « Attacher un fichier à votre courriel » le nombre de fichiers que vous désirez lier. Faites ensuite « OK » pour voir apparaître un champ « Parcourir » qui vous permettra d’aller sélectionner le fichier sur votre poste.

Le fichier ne sera attaché à votre courriel que lorsque vous aurez enregistré votre archive en appuyant sur la disquette d’enregistrement. Le fichier sera comptabilisé dans le calcul du poids de votre site.

Une fois l’archive enregistrée, vous pouvez visionner le fichier lié en cliquant sur l’hyperlien « Attachement » correspondant à son numéro. Vous pouvez également supprimer le fichier lié en cochant la associée et en enregistrant de nouveau l’archive.

Sujet et éditeur de contenu

Le « Sujet » du courriel dans Altitude, deviendra le « Sujet » du message dans le logiciel de lecture du récipiendaire (Outlook, Hotmail, Gmail, etc.). C’est aussi le titre qui s’affichera dans la liste d’archives pour vous permettre d’y accéder à l’avenir.

L’éditeur de contenu est le même que dans tout Altitude (sauf qu’il ne contient pas le module de formulaire) et les même règles de mise en page s’appliquent. Cependant, le gabarit qui sera appliqué au texte n’est pas le même que dans le reste du site. Nous verrons cela au point #7.

Sélectionner vos destinataires

Lorsque vous avez créé vos listes d’utilisateurs ou vos listes de messagerie, elles deviennent accessibles dans le module d’envoi de courriel.

Envoi à des utilisateurs

La première case à cocher et les 3 premiers boutons radios concernent l’envoi à des utilisateurs.

« Envoyer à un ou plusieurs usagers » vous permet de faire une recherche sur le nom, le prénom, l’entreprise ou le courriel de la personne. Une liste d’utilisateurs correspondant à votre recherche apparaît où vous pouvez cocher les destinataires du courriel. Faites autant de recherches nécessaires pour cocher tous les destinataires voulus (ils s’additionnent au fil des recherches).

« Envoyer à un ou plusieurs groupes » vous permet de sélectionner les utilisateurs auxquels vous vous adressez selon les groupes dont ils font partie.

L’ensemble de vos groupes se trouve dans la boîte « Groupes disponibles ». Les groupes qui recevront vos courriels se trouvent dans « Groupes sélectionnés. »

Un troisième ensemble nommé « Groupes exclus » permet d’exclure certains utilisateurs par croisement. Par exemple, vous voulez informer vos clients d’un nouveau produit : des ciseaux pour droitiers et droitières. Vous allez donc inclure les groupes « Hommes » et « Femmes », mais exclure le groupe « Main gauche. » Les personnes qui font à la fois partie des groupes « Hommes » et « Main gauche » ou « Femmes » et « Main gauche » ne recevront pas la publicité.

La boîte à cocher « Usagers à références croisées » agit inversement : elle permet d’inclure des usagers par croisement. Si, par exemple, votre paire de ciseaux s’adresse uniquement aux femmes droitières, vous allez inclure les groupes « Femmes » et « Main droite » et cocher « Usagers à références croisées » de telle manière que seules les personnes faisant partie des deux groupes reçoivent la publicité.

« Envoyer un courriel à une ou plusieurs catégories de groupes » permet d’envoyer à une catégorie ou plusieurs catégories sans plus d’options. C’est une manière rapide de sélectionner tous les usagers.

Envoi à une liste de distribution

Cela vous permet de voir afficher toutes vos listes de messageries et de cocher à quelles listes vous désirez envoyer votre courriel.

Ajouter les courriels suivants

Vous avez toujours l’option d’ajouter manuellement des adresses courriel à votre envoi. Cela peut aussi être utile pour les tests précédents l’envoi « officiel. »

Sélectionner votre gabarit

En cliquant sur « Suivant » vous êtes dirigé sur une page d’aperçu du courriel avec son gabarit (entête et pied de page.) Si une liste déroulante s’affiche dans le haut, c’est que vous disposez de plus d’un gabarit. Dans ce cas, vous pouvez essayer les différents gabarits et sélectionner celui qui va le mieux avec le courriel. Dans la plupart des cas les gabarits disponibles seront « Anglais » ou « Français. »

Il est aussi possible que votre gabarit soit unilingue et que vous n’ayez pas de gabarits alternatifs, à ce moment les seules options qui s’offrent à vous sont de modifier le courriel en cliquant sur « Modifier » ou compléter l’envoi en cliquant sur « Envoyer ».

Envoi de courriel en cours…

Après avoir complété l’envoi, vous verrez défiler devant vous la liste des adresses avec certaines indications :

Traceur :

N/A Signifie qu’aucune statistique ne sera compilée sur ce courriel.
-1 Signifie que des statistiques seront compilées sur ce courriel.

Certains utilisateurs auront la mention « N/A » parce qu’il est inscrit dans leur profil de ne pas retenir d’information statistique à leur sujet. Cette option est cochée lorsque le filtre de courriel du destinataire est très sévère et qu'il bloque le courriel à cause de son engin de pistage.

Courriel Invalide

Ceci apparaît devant le courriel qui est refusé et concerne uniquement le courriel qui suit. Cette mention ne signifie pas que le courriel s’est rendu ou se rendra à la boîte du récipiendaire. Altitude détectera un courriel invalide, s’il manque un point, un arobase ou s’il manque une virgule entre deux adresses, mais il ne détectera pas si l’adresse existe réellement, si le serveur qui gère cette adresse éprouve un problème, etc.

X courriels ont été envoyés

Ici aussi, il faut faire la nuance entre le nombre de courriels envoyés et le nombre de courriels reçus par les destinataires. Après que vous ayez fait l’envoi de courriel, il est possible que vous receviez une série de courriels d’erreur provenant de différents serveurs de mail. Déchiffrez ces messages! Les causes de non réception de courriels peuvent être multiples :

  • Serveur distant qui rencontre un problème
  • Adresse inexistante
  • Boîte de courriel pleine
  • Etc.

Faites ensuite le ménage dans vos adresses courriels afin de corriger les adresses mal saisies et supprimer celles inexistantes. Vous pouvez aussi contacter les personnes dont les boîtes de courriel étaient pleines, ou dont vous ne connaissez pas la véritable adresse, pour mettre vos listes à jour.

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